自动化项目的成功取决于业务与IT的高度协调

发布时间: 2024-08-30 14:03:26

作者: 伟德最新官网

  追溯我上一次参加UiPath狂欢节，来自Applied Materials（美国应用材料公司）的财务副总裁Junaid Ahmed和IT副总裁Ted Hanson令我印象非常深刻，他们讲述的自动化成功故事很具有示范意义，值得我费些笔墨在这里分享。

  Applied Materials是全球顶级规模的半导体和显示设备公司。他们的财务部门曾经面临一项艰巨的任务：公司业务的蓬勃发展要求财务部门迅速跟上其步伐，提供更多的业务合作伙伴支持与分析支持。于是问题来了：如何在财务资源没有实质性增长的情况下，顺利达成这一目标？

  他们的解决方案是：实施自动化项目，而且动作要快。常规的方法在解决这一问题时可能会比较温和，也就是说循序渐进地引入新技术和流程。然而，Applied Materials打破了这一常规，他们将快速而大规模的机器人流程自动化（RPA）视为财务部门短期内提升急需能力的重要手段。他们从一开始就对自动化可能对业务产生的影响进行了全面的调研与评估，并制定了实现这一愿景的战略和路线图。实现自动化的规模扩展和可持续发展的关键，是自始至终实现业务与IT的紧密协调。

  Applied Materials清楚地认识到预先协调业务和IT的重要性，并通过先期敏捷财务转型项目将其作为最佳实践进行了部署，这些项目在自动化工作启动之前均已完成。这中间还包括协调CFO和CIO以及各自的领导团队，这一点后来被证实发挥了很重要的作用。

  基于以往的经验，Applied Materials组建了一支全新的跨职能部门的团队，由财务和IT人员组成。他们都以为，协调工作必须从一开始就展开。于是他们第一步重点研究了RPA技术，并评估了RPA领先供应商的能力。然后，他们拜访了其他一些财务机构，现场研究了RPA的可行性和有效性。

  他们迅速意识到，IT与财务存在着RPA知识空白，尤其是在IT基础设施、安全和别的流程领域越来越明显。于是，他们想方设法地搞清楚自己的盲区在哪里，然后通过安排可信的实施合作伙伴及RPA平台供应商来解决问题。

  这样的业务与IT协调机制在各部门中广泛普及。通过这三种办法，他们获得了IT部门的广泛配合。此外，提供配合的机构还包括基础设施团队、应用团队、身份管理团队、信息安全团队、内部审计机构、法务部门和IT服务提供商生态系统。

  从财务和IT团队着手规划以来，可持续发展就成为了他们的行动方针。他们发现，实现可持续发展的最佳途径是早期规模化发展，这有别于某些传统企业的认识。于是他们快马加鞭，加大力度提高自动化能力。这种大步快跑的方式要求财务和IT团队退一步想一想，他们真正希望RPA带来什么样的影响。从这个方面，他们能够为稳定和可持续发展奠定良好的基础。

  作为财务副总裁，Ahmed发现，对于规模化发展的追求迫使他们慎重考虑可用的自动化解决方案。因为他们了解影响巨大，因此他们在选择相应解决方案时十分慎重。在经过对应用场景深入细致的调研后选择了最佳解决方案。同时，他们特别建议别的企业不仅要考察自动化平台，还要考察客户支持设施和合作伙伴ECO的成熟度。关于如何明智的选择实施合作伙伴，Ahmed认为，一定要选择经验比较丰富的合作伙伴。

  根据IT部门的经验，随着慢慢的变多的应用和流程被引入RPA，狭窄的视野有几率会使增量基础设施的多次迭代循环和流程变更混乱。例如，仅专注于SAP的短视方案可能会忽视关键的基础因素，而其他应用（如电子邮件和Microsoft SharePoint）则会将这些重要的基础因素纳入考虑范围。不管怎样，视野越宽广，就越容易在战略和战术上取得全面成功。

  Applied Materials先是着手厘清特定用例涉及的所有利益相关方，然后告诉他们将会直接为其流程实现自动化，同时告诉他们这也是实现标准化的机会。Applied Materials将会把自动化作为一种回报提供给他们。这样一来，他们就不必为三个团队实施三次自动化（举例而言），而是激励利益相关方实施标准化。一旦他们完成了标准化，那么这三个团队就能够更快地实现自动化，因为三个原本非标准化的流程现在只需实施一次自动化。

  提出实施RPA和部署首批软件机器人的时机，应该是选择企业或部门对RPA感到最兴奋的时间段。那么困难就在于早期的兴奋劲过去之后，怎么样保持甚至加快这一发展势头。Applied Materials发现，推动自动化发展势头的最佳方法是向有一定的影响力的利益相关方展示实实在在的效益。

  Applied Materials遵循着一个根本原则：大家只有在看到效益之后，才有意愿参与。因此，他们特别强调在起步阶段选择能带来实质性效益的高价值用例。他们了解，早期用例将为自动化项目的其余部分定下基调。

  这些早期的高价值用例达到了预期的效果。RPA团队通过适当的流程来采集数据并生成指标和数据控制面板，以跟踪记录自动化的交易数量和节省的时间。这些指标为RPA的价值提供了证据。反过来，这些证据又在财务部门内产生了更大的吸引力，同时也激起了其他部门的浓厚兴趣。

  Applied Materials的经验很值得我们国内的企业借鉴，那就是打破传统思维。传统企业的动作往往比较谨慎和缓慢，但要成为一家全面自动化企业，需要更大胆并设定更高的目标。这对于像Applied Materials这样的企业而言，意味着动作更快、规模更大并将可持续发展的策略放在首位。